Phase 5: Ausschreibung und Vergabe

✅ Phase 5: Ausschreibung und Vergabe (bei Fremdvergabe)

Diese Phase ist entscheidend für die erfolgreiche Projektumsetzung. Eine professionelle Ausschreibung minimiert Risiken und sichert die Normkonformität.

1. Ausschreibungsunterlagen erstellen

1.1 Leistungsbeschreibung (Kern-Dokument)

Die Leistungsbeschreibung muss eindeutig und messbar sein:

Mindestinhalte:

  • Projektumfang präzise definiert (Anzahl AP, Gebäudeteile)
  • Normvorgaben festgelegt (EN 50173, Klasse/Kategorie)
  • Kabeltypen spezifiziert (z.B. “Cat 6A S/FTP”)
  • Komponenten benannt (Hersteller/Typ oder gleichwertig)
  • Installationsvorschriften definiert (EN 50174)
  • Messverfahren festgelegt (EN 50346)
  • Dokumentationsanforderungen beschrieben
  • Abnahmekriterien definiert (100% Messprotokoll?)

Beispiel Formulierung:

"Installation von 120 Doppelanschlusspunkten (240 Ports) gemäß 
EN 50173 Klasse EA (Cat 6A) mit S/FTP-Verkabelung. Messungen 
nach EN 50346 für 100% der Permanent Links. Dokumentation 
inkl. [As-Built-Pläne](../99-glossar.md#as-built-pläne), Messprotokollen und Kabellisten."

1.2 Technische Anlagen

  • Gebäudepläne mit eingezeichneten:

    • Verteilerstandorten (EV/SV/TV)
    • Geplanten Anschlusspunkten
    • Trassen und Kabelwegen
    • Stockwerkshöhen und Distanzen

  • Materiallisten mit Mengenangaben:

    • Kabel (Typ, Längen mit 10% Reserve)
    • Verteiler (19”-Schränke, Größen)
    • Dosen/Module/Patchpanels
    • Installationsmaterial (Kabelkanäle, Befestigungen)

  • Mengengerüst-Tabelle:

PositionBeschreibungMengeEinheit
1.1Cat 6A S/FTP Installationskabel12.000m
1.2RJ45-Modulardosen (Cat 6A)240Stk
1.319”-Patchpanel 24-Port (Cat 6A)10Stk
2.119”-Serverschrank 42 HE2Stk
…………

1.3 Vertragsbedingungen

  • Gewährleistung: 2-5 Jahre (Standard: 3 Jahre)

  • Zahlungsmodalitäten:

    • 30% Anzahlung bei Auftragserteilung
    • 60% nach Installation vor Messung
    • 10% nach erfolgreicher Abnahme

  • Vertragsstrafen bei Verzug definieren

  • Haftung bei Mängeln festlegen

  • Änderungsmanagement regeln (Mehrkosten für Zusatzleistungen)

1.4 Zeitplan und Meilensteine

Beispiel-Zeitplan:

Woche 1-2:   Materialbeschaffung
Woche 3-6:   Installation Primär- und Sekundärverkabelung
Woche 7:     Installation Tertiärverkabelung
Woche 8:     Messungen und Dokumentation
Woche 9:     Abnahme und Mängelbeseitigung
Woche 10:    Projektabschluss
  • Meilensteine mit Terminen definiert
  • Pufferzeiten eingeplant (10-15%)
  • Abstimmung mit Bauzeitplan erfolgt

2. Ausschreibungsverfahren

2.1 Bieterauswahl

Mindestanforderungen an Bieter:

  • Qualifikation nachgewiesen (Zertifizierungen, Schulungen)
  • Referenzprojekte vergleichbarer Größe (mind. 3)
  • Messgeräte-Kalibrierung aktuell (max. 12 Monate)
  • Haftpflichtversicherung ausreichend
  • Verfügbarkeit im Projektzeitraum

Anzahl Bieter: 3-5 (zu wenige → keine Vergleichbarkeit; zu viele → Aufwand)

2.2 Angebotsabgabe

  • Einreichungsfrist: 3-4 Wochen (komplex) oder 2 Wochen (einfach)
  • Rückfragen: Schriftlich bis 1 Woche vor Frist, Antworten an alle
  • Öffnungstermin: Bei öffentlichen Ausschreibungen

3. Angebotsprüfung (Systematisch!)

3.1 Formale Prüfung

  • Vollständigkeit (alle Positionen angeboten?)
  • Fristgerecht eingegangen
  • Unterschrift und Firmenstempel vorhanden
  • Ausschlusskriterien erfüllt

3.2 Technische Prüfung

  • Normkonformität bestätigt (EN 50173, Klasse/Kategorie korrekt?)
  • Komponenten spezifiziert (Hersteller, Typ, Zertifikate)
  • Gleichwertigkeit bei Alternativen nachgewiesen
  • Installationsverfahren beschrieben
  • Messverfahren konform (EN 50346, 100% Permanent Link?)
  • Dokumentation vollständig zugesagt

Achtung Fallen:

  • “oder gleichwertig” ohne Nachweis → nachfordern!
  • Fehlende Messkabel in Kalkulation → Nachbesserung
  • Unklare Gewährleistung → präzisieren

3.3 Wirtschaftliche Prüfung

Nicht nur Preis vergleichen - Gesamtkosten betrachten!

KriteriumGewichtungBieter ABieter BBieter C
Preis40%48.000 €52.000 €45.000 €
Qualität/Referenzen30%90 Pkt95 Pkt70 Pkt
Lieferzeit15%10 Wo8 Wo12 Wo
Gewährleistung15%3 Jahre5 Jahre2 Jahre
Gesamtpunkte100%859276

Prüfen:

  • Preis pro Anschlusspunkt realistisch (150-250 € bei Cat 6A)
  • Material- vs. Installationskosten plausibel (siehe 07.8)
  • Ungewöhnlich niedrige Preise hinterfragt (Fehler? Qualität?)
  • Nachtragsrisiken erkannt (unklare Positionen)

3.4 Referenzen prüfen

  • Mindestens 2 Referenzen kontaktiert
  • Projektgröße vergleichbar
  • Qualität/Termintreue erfragt
  • Mängelbeseitigung bewertet

4. Vergabeentscheidung

4.1 Wirtschaftlichstes Angebot (nicht billigstes!)

Entscheidungskriterien dokumentieren:

  1. Technische Konformität (K.O.-Kriterium)
  2. Wirtschaftlichkeit (Kosten-Nutzen)
  3. Referenzen und Qualifikation
  4. Lieferfähigkeit und Zeitplan

4.2 Vertragsverhandlung

  • Unklarheiten klären
  • Zahlungsbedingungen finalisieren
  • Änderungsklauseln vereinbaren
  • Haftung und Gewährleistung präzisieren

4.3 Auftragserteilung

  • Schriftlicher Vertrag mit allen Anlagen
  • Kick-Off-Meeting terminieren
  • Ansprechpartner benannt (beide Seiten)
  • Projektorganisation festgelegt

5. Dokumentation der Vergabe

Vergabeakte muss enthalten:

  • Ausschreibungsunterlagen (Version final)
  • Liste der angefragten Bieter
  • Eingegangene Angebote
  • Prüfprotokolle (formal, technisch, wirtschaftlich)
  • Vergabevermerk mit Begründung
  • Auftragsschreiben

Bei öffentlichen Auftraggebern: Vergaberecht beachten (VOB, VgV)!

Checkliste Phase-Abschluss

  • Vertrag unterzeichnet und rechtssicher
  • Auftragnehmer hat alle Unterlagen erhalten
  • Kick-Off-Meeting durchgeführt
  • Projektorganisation steht (Ansprechpartner, Meetings)
  • Baustellenzugang geklärt
  • Versicherungen bestätigt
  • Material-Vorlaufzeiten bekannt
  • Übergang zu Phase 6 (Installation) freigegeben